การทำธุรกิจ และบัญชี

การทำธุรกิจ และบัญชี

การวางระบบบัญชี หลายคนคงงงว่า บัญชีนั้นจะเป็นขนาดนั้นเลยหรือ ซึ่งระบบบัญชีนั้นมีความสำคัญและจำเป็นอย่างมากที่เราน่าจะต้องศึกษามัน หากเรานั้นที่จะทำธุรกิจหรือเราจะไม่ทำก็ยังมีความจำเป็นในชีวิตประจำวันของเราอยู่ดี การวางระบบบันทึกข้อมูลหรือวางระบบบัญชีนั้น ความจำเป็นมีค่อนข้างมากระดับสูง แม้จะเป็นธุรกิจขนาดไหนก็ตาม ซึ่งไม่ว่าเราจะประกอบกิจการเพียงคนเดียวที่ดำเนินกิจกรรมต่างๆทั้งหมด หรือจำนวนเงินที่หมุนเวียนในการค้าเป็นจำนวนไม่มากนัก แต่การบันทึกโดยมีระบบบัญชีที่ดีจะคอยควบคุมและแสดงสถานะภาพ

การทำธุรกิจ และบัญชี

ให้คุณได้เห็นว่าการเงินของคุณนั้นเป็นอย่างไร อีกทั้งคุณยังสามารถที่จะวิเคราะห์ ความสามารถในการดำเนินงาน ของธุรกิจของตัวเองได้ว่า มีคุณภาพมากน้อยเพียงใด หากคุณทำได้ดี ธุรกิจของคุณก็จะสามารถไปได้ดี ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดีนั้นก็จะมีประมาณ 5 ข้อ ซึ่งข้อแรกก็คือ เราสามารถ

การทำธุรกิจ และบัญชี

ใช้ข้อมูลที่แท้จริง เที่ยงตรงและแม่นยำในการดำเนินงาน โดยจะแสดงเป็นจำนวนเงินทุกรายการ ซึ่งตอนแรกมันก็จะหมายถึงว่า เราต้องทำรายรับรายจ่ายของเราโดยใช้ การบันทึกข้อมูลที่ใช้จำนวนต่างๆนั้นตรง โดยไม่มีการปัดขึ้นปัดลง โดยเฉพาะจำนวนเลขที่ตรงตามที่เรานั้นได้ใช้จ่ายไปอย่างเป๊ะๆ เพราะการที่เรานั้น

การทำธุรกิจ และบัญชี

หากมีการปัดขึ้นปัดลง หากเราได้คำนวณหรือบันทึกไปแบบนั้นแล้ว หากมันพอกพูนมากจนหลายหลายบาทเข้า มันก็จะก่อให้เกิดการที่เรารู้สึกว่าเงินส่วนนี้นั้นหายไปไหนแล้วไม่สามารถที่จะแจกแจงเข้าระบบบัญชีได้ อย่าลืมว่าต่อให้คุณนั้นมองข้ามเงินบาทหรือ 10 บาท แต่หากมันนานๆเข้ามันจะกลายเป็นเงินร้อยเงินพันหรือเงินหมื่น ซึ่งตอนนั้นแล้วคุณก็คงนึกไม่ออกว่ามันหายไปอย่างไรหรือมันเพิ่มมาได้อย่างไร ทำให้คุณนั้นคำนวณกำไรหรือเงินต่างๆผิดพลาด ดังนั้นควรที่จะใช้ข้อมูลที่แท้จริงตรงตามที่เรานั้นใช้ ไม่ควรที่จะไปปรับเปลี่ยนหรือปัดขึ้นปัดลง ข้อที่ 2 เราสามารถเปรียบเทียบข้อมูลในอดีตกับปัจจุบันได้ง่ายและรวดเร็ว โดยเพื่อประโยชน์ในการจัดการทำงบประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ หากเราสามารถทำในข้อที่ 1 ได้ มาข้อที่ 2 เราก็จะสามารถเปรียบเทียบข้อมูล ว่าเราใช้เงินไปหรือใช้ทุนไปมากน้อยเพียงใด มีการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ได้ว่าเราใช้ไปเท่านี้ แล้วได้มาเท่านี้ ในอนาคตเราควรใช้ประมาณไหน หรือใช้อย่างไรให้ได้ประสิทธิภาพหรือส่งผลที่ดีที่สุด เราจะได้จัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆไว้ในอนาคตได้ แล้วยังได้เห็นว่าในอนาคตเราควรที่จะสำรองเงิน ไว้ใช้จ่ายตามที่เราได้ตั้งงบประมาณไว้มากน้อยเพียงใด เพราะหากเราไม่รู้ในงบ ในอนาคตที่เรานั้นจะใช้ว่าควรใช้เท่าไหร่ ทำให้เราไม่สามารถวางแผนหรืออาจจะวางแผนผิดพลาดในอนาคตได้ ถ้าหากเงินจำนวนนั้นเป็นเงินจำนวนที่มากเกินกว่าที่เรานั้นคิดว่าจะตั้งงบได้ เพราะอาจจะได้รู้ตั้งแต่ก่อนที่จะต้องจัดการมัน แล้วเราอาจจะต้องไปทำอะไรสักอย่างเพื่อหาเงินมาจัดสรรงบโรงเรียนให้ได้ ซึ่งแน่นอนว่าเป็นเรื่องที่ค่อนข้างจะละเอียดอ่อนในการทำบัญชี แต่เราจะสามารถวิเคราะห์ได้หากเราได้ทำบัญชีแล้ว ข้อที่ 3 สามารถนำเสนองบการเงินเพื่อใช้ประโยชน์ในการบริการอื่นๆได้ แล้วก็ยัง สามารถวิเคราะห์การกู้ยืมทุนมาดำเนินธุรกิจจากเจ้าหนี้ได้ เราอาจจะมีบางครั้งที่ต้องใช้เงินหรือใช้ทุนเพิ่มขึ้น หล่อก็สามารถที่จะวิเคราะห์ได้ว่าเราควรจะใช้เงินเท่าไร แล้วไปจัดการอาจจะเป็นการกู้หรือยืมจากที่อื่นมา แต่เราต้องไปคำนวณดีๆว่าที่เราจะไปกู้หรือยืมมานั้น คุ้มกับที่เราจะต้องลงไปหรือไม่ เพราะว่าเงินช่วงนั้นอาจจะใช้ในการบริการ ที่ใช้ในกระบวนการผลิตของเราซึ่งเหล่านั้นจะเป็นคนวางแผนแล้วรู้เกี่ยวกับแผนการเงินของเราอย่างดี ข้อ 4 สามารถควบคุมและป้องกันการรั่วไหลต่างๆ ของการใช้เงินมากเกินความจำเป็นที่เรานั้นควรจะใช้ รวมทั้งการลักขโมย และการปฏิบัติของพนักงานที่ผิดพลาด เราก่อตั้งธุรกิจขึ้นมา แน่นอนว่าเราอาจจะมีพนักงานที่มาช่วยในการทำงานหรือดำเนินงานของเราให้ไปต่อ แต่ทุกๆคนนั้นสามารถผิดพลาดกันได้ การทำบัญชีนั้น จะทำให้เห็นว่า ความผิดพลาดนั้นอยู่ตรงไหนแล้วสามารถแจกแจงได้อย่างไร พนักงานบางคนนั้นอาจจะทำผิดพลาดโดยที่ลืมคำนวณเลขหรือตกหล่นอะไรบางอย่างไป แต่พนักงานบางคนนั้นก็มีการลักขโมยหรือยักยอกเงินไปเอง เพียงเขาคิดว่าเพียงเล็กน้อยเราก็คงจะไม่รู้ แต่เรานั้นจะเป็นที่จะต้องรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับตัวเลขของบัญชีของเรา เราจึงจะสามารถที่จะควบคุมเงินหรือควบคุมการใช้จ่ายในบัญชีของเราได้อย่างแท้จริง หากตัดเรื่องพนักงานหรือคนอื่นที่จะมาทำให้บัญชีของเรานั้นรั่วไหล ก็จะเป็นการควบคุมในตัวของเราที่เรานั้น จะควบคุมการใช้จ่ายของบริษัทหรือองค์กรของเราได้อย่างไร บางทีองค์กรบริษัทของเรานั้นอาจจะมีการใช้เงินจำนวนที่มากเกิน ตามที่เรานั้นได้กำหนดไว้ เราจะได้ทราบว่าในส่วนที่เกินมานั้นเกินเพราะอะไรอย่างไร สามารถมาปรับได้อย่างไร เราก็จะได้รู้ว่าเราควรที่จะทำอย่างไรต่อไปในการวางแผนการดำเนินงาน ข้อที่ 5 นั้น สามารถใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการคำนวณภาษี ที่ธุรกิจต้องชำระแก่สรรพากรตามกฎหมายประมวลรัษฎากร การทำธุรกิจหรือการเปิดบริษัทนั้นมีการที่ต้องเสีย ภาษีต่อปีอยู่แล้ว เราสามารถใช้บัญชีของเราเป็นแหล่งอ้างอิงในการเสียภาษีต่างๆได้ หากเรานั้นไม่มีบัญชีที่แน่นอน แต่สรรพากรนั้นตรวจเจอในรายรับของเราที่มากขึ้น เราอาจจะไม่ทันได้ตั้งตัวหรือเตรียมใจที่จะเสียเงินในส่วนนั้น ทั้งนี้หากเราได้ทำบัญชีของเราแล้วเราก็จะมีข้อมูล มีหลักฐานในการที่เรานั้นจะเสียภาษีหรือชำระภาษีต่อสรรพากร ทั้งหมดคือ 5 ข้อลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ควรจะเป็นแบบนั้น แต่ละข้อนั้นจะทำให้เห็นว่า คุณจำเป็นที่จะต้องมีความจริงใจในการทำบัญชีอย่างแท้จริง คุณจะต้องมีความเที่ยงตรงต่อทุกๆอย่างในตัวเลขรายรับรายจ่ายของคุณ หากคุณมีความไม่เที่ยงตรงตั้งแต่แรก ทุกๆข้อก็จะพังไปด้วย ดังนั้นคุณต้องทำเป็น Step Step โดยเริ่มจากข้อแรกลงมายันข้อ 5 แล้วมันจะช่วยให้คุณวางแผนในการที่จะใช้จ่ายสิ่งต่างๆ คำนวณว่าคุณนั้นควรปรับปรุงหรือแก้ไขหรือเสริมเพิ่มเติมอย่างไรในธุรกิจของคุณ คุณจะได้ทราบถึงเลขที่คุณนั้นได้ทำกิจกรรม แต่ละกิจกรรมนั้นว่ามีการส่งผลตอบรับที่ดีมากน้อยเพียงใด